Veel bedrijven geven hun brochures en folders in meerdere talen uit. Natuurlijk is het belangrijk dat de teksten in de taalvarianten kloppen en de juiste vaktermen voor dat land worden gehanteerd. Maar waar moet je nog meer op letten? Graag delen wij een aantal tips die je in de praktijk veel tijd kunnen besparen. Hierbij maakt het niet uit of je de documentatie opmaakt in Indesign, Affinity Publisher of Scribus.
Plaats je teksten in losse lagen
Bijna iedere opmaak bestaat uit teksten en afbeeldingen. Om de hoeveelheid bestanden te beperken en updates snel te kunnen uitvoeren is het nuttig om je lay-out en de afbeeldingen in een aparte laag binnen je opmaakprogramma te plaatsen. Voor iedere taal maak je dan een losse laag aan. Definieer je de tekstkaders, en vul je deze bijvoorbeeld met Nederlandse tekst, houd er dan rekening mee dat in de buitenlandse talen de teksten veel langer kunnen zijn. Zo zijn teksten in het Duits vaak 15% en in het Fins zelfs 30% langer. Zet je tekstblokken dus ruim op en bied de mogelijkheid voor tekstuitloop.
PDF’s maken voor het internet
Brochures worden steeds meer alleen digitaal beschikbaar gemaakt waarbij ze op een website worden geplaatst of via de e-mail worden verzonden. Bij de digitale versie is het belangrijk dat de bestanden zo klein mogelijk zijn. Ja, dat gaat natuurlijk ten koste van de afbeeldingkwaliteit. Maar een juiste export hoeft zeker niet lelijk te worden, als je het goed aanpakt. Waar let je op?
Exporteer het bestand met de volgende instellingen;
- Smallest files size (=keuze binnen Adobe)
- Zet de afbeeldingcompressie op een resolutie van 150 dpi. Hiermee is de PDF ook nog goed printbaar.
- Vergrendel de PDF niet met een wachtwoord. Zo zorg je dat Google je documentatie online ook goed kan indexeren. Dat helpt je weer in de ranking van je website. Bovendien weten concurrenten vaak toch wel en manier te vinden om toegang te krijgen tot je informatie.
Teksten exporteren voor vertaling of aanpassing
Veel vertaalbureaus accepteren IDML-export bestanden. Zij kunnen deze direct inladen in hun vertaalsoftware waardoor de vertaalteksten in jouw lay-out worden geplaatst. Dat is natuurlijk zeer praktisch. Een IDML-bestand maak je eenvoudig vanuit Adobe Indesign via het menu-item ‘opslaan als’ of via de ‘export-functie’. Helaas is het exporteren naar een IDML-bestand vanuit Affinity Publisher of Scribus niet mogelijk.
Vaak is het ook handig om je teksten in een Word-bestand te hebben. Vanuit een dergelijk bestand kunnen collega’s met ‘Track changes’ aanpassingen doorvoeren en sommige vertaalbureaus stellen het ook op prijs als ze een Word-document ontvangen. Hoe maak je een Word-bestand van al je teksten zonder verdere opmaak toevoegingen?
Stap 1: exporteer het document vanuit je opmaakpakket als een PDF met behoud van de teksten (dus niet omzetten naar outlines).
Stap 2: Open deze PDF in Adobe Pro (DC). Kies hier vervolgens “Opslaan als” en kies als formaat “Platte tekst”.
Stap 3: Kopieer en plak de tekst uit dit document in Word. Nu is je document, zonder opmaaktoevoegingen, gereed voor beoordeling of verzending.
Opmaakondersteuning gewenst?
Wil je assistentie bij het maken van je brochures of bij de vormgeving en het huisstijl ontwerp? Neem dan contact met ons op.
